Woo-pilot actief openbaar maken beschikkingen
Vanwege de Wet open overheid (Woo) zijn overheidsorganisaties verplicht om informatie actief openbaar te maken.
Projecten
Contentteams RVO klaar voor omnichannel dienstverlening
De contentorganisatie van RVO bestaat uit zo’n 250 medewerkers en 10 managers, verdeeld over 4 locaties in Nederland. De samenhang en samenwerking binnen deze grote contentorganisatie had aanscherping nodig. RVO was onvoldoende in staat om haar ambities op het gebied van online dienstverlening te realiseren. Ook wilde RVO meer eenduidigheid in taken en verantwoordelijkheden.
Miranda Keijzer was als projectmanager verantwoordelijk voor het realiseren van deze verandering.
De aanpak
Miranda heeft de vraag van RVO projectmatig opgepakt. Daarbij is de methode design thinking toegepast. Na een korte analysefase (“identificeer het probleem”) is in een aantal design sprints het ontwerp van de nieuwe organisatie en werkwijze opgesteld. Het projectteam heeft telkens de prototypes getoetst bij belanghebbende binnen de organisatie. Hieruit is een gedragen detailontwerp ontstaan, dat na een pilotfase geïmplementeerd is.
Vanuit veranderkundig oogpunt is het MT ondersteund in het leidinggeven aan de verandering. Daarvoor heeft de theorie van Kotter als basis gediend.
Het projectteam heeft diverse producten opgeleverd om deze verandering in werken te ondersteunen. Onder andere een organisatiestructuur, nieuwe functiestramienen & profielen, een opleidingsprogramma met E-learning module Werken in ACTs. Een nieuw werkproces, inclusief Handboek Werken in ACTS, voorzien van gemeenschappelijke taal. Maar ook een borgingsplan inclusief roadmap, om de verandering te bestendigen.
Er is veel aandacht besteed verandercommunicatie. Door te werken met een conceptueel thema (Van groei naar bloei) heeft het projectteam alle medewerkers weten te bereiken. Enerzijds door sturing en leiderschapscommunicatie anderzijds door ludieke communicatie-acties. Bijvoorbeeld de Van groei naar bloei box inclusief afspeellijst, die bij iedere medewerker is thuisgestuurd. Hierdoor is er echt moment gecreëerd en dat heeft bijgedragen aan een positieve sfeer rondom deze verandering.
Het resultaat
RVO werkt nu in kleine multidisciplinaire Advies en ContenT teams (ACT) samen aan content. De lijnen zijn kort en expertise is snel beschikbaar. Hierdoor werkt RVO efficiënter en met betere focus op de klant en de opgaves waar RVO voor staat. Alle organisatorische randvoorwaarden voor omnichannel dienstverlening zijn nu ingericht. Zodat de klanten van RVO snel, eenduidig en op het kanaal van eigen keuze gebruik kunnen maken van alle hulp die RVO te bieden heeft.
Het vervolg
RVO heeft ons na een jaar gevraagd deze nieuwe werkwijze te evalueren. Op basis van een zelfscan en online teamsessies is de conclusie dat de verandering succesvol is geweest. De samenwerking is verbeterd, de afstand tussen expertises is verkleind en teams werken vanuit gezamenlijke verantwoordelijkheid aan klantgerichte dienstverlening. Dat is goed voor de klant van RVO én voor de medewerkers!
Elektronisch Beperkt Openbaar Materiaal
Voor het beheren en presenteren van archieven worden toegangsketens ontwikkeld, zodat de collectie van het Nationaal Archief digitaal beschikbaar is voor publiek en archiefvormers.
Handreikingen schrijven voor het Nationaal Archief
Om zoveel mogelijk van haar kennis met andere overheidsorganisaties te delen, ontwikkelt het Nationaal Archief regelmatig kennisproducten. Om hen te ondersteunen in het vernietigen van digitale overheidsinformatie en het organiseren van de toegang tot overgebrachte informatie, heeft Content Strategy in opdracht van het Nationaal Archief twee kennisproducten ontwikkeld.