Onlangs kwamen de adviseurs van Content Strategy samen voor een reflectiesessie over anderhalf jaar Open op Orde. Onze adviseurs zijn allen actief om de informatiehuishouding bij onze klanten te verbeteren. Kennisdeling stond centraal, waarbij zowel teruggeblikt werd op de al gerealiseerde doelstellingen van Open op Orde, als vooruitgekeken werd naar de uitdagingen die nog moeten worden aangepakt. Aan de hand van de perspectieven “strategie, oplossingen en mensen” stonden we stil bij anderhalf jaar Open op Orde.

Strategie: zorgvuldig, transparant en foutloos handelen

In een samenleving waar de overheid ernaar streeft om zorgvuldig, foutloos en transparant te handelen, speelt digitale transformatie een cruciale rol. Deze transformatie zorgt voor een naadloze integratie van digitale technologieën in de bedrijfsvoering en dienstverlening, wat uiteindelijk leidt tot een betere klantervaring en efficiëntere processen.

De inzichten verkregen uit volwassenheidsmetingen en de verbeterde informatiehuishouding zijn van groot belang om deze digitale transformatie vorm te geven. Om de overheid in staat te stellen om effectief gebruik te maken van de beschikbare technologieën en om de dienstverlening te moderniseren, is het essentieel dat er goede oplossingen beschikbaar komen. Dit omvat onder andere het ontwikkelen van gebruiksvriendelijke digitale platformen en het automatiseren van processen.

Daarnaast is het belangrijk om in mensen, kennis en kunde te investeren. Dit houdt in dat er geïnvesteerd wordt in de ontwikkeling van medewerkers, zodat zij de vaardigheden verwerven die nodig zijn voor de digitale transformatie. Ook wordt er geïnvesteerd in het aantrekken van experts op het gebied van digitale technologieën en het delen van kennis tussen overheidsorganisaties.

Door deze investeringen ontstaat er een overheid die klaar is voor de uitdagingen van de toekomst en in staat is om haar dienstverlening voortdurend te verbeteren en te innoveren. Zo wordt er stap voor stap gewerkt aan een eenvoudigere, meer moderne en digitale overheid die het belang van burgers en bedrijven centraal stelt.

Mensen: ontwikkelen van kennis, vaardigheden en uitbreiding capaciteit

Een belangrijk aspect van deze transformatie is de menskant van de verandering. Er moeten voldoende en goed opgeleide professionals beschikbaar zijn voor het inrichten en uitvoeren van informatiebeheer. Daarnaast moeten ook ICT-professionals voldoende kennis hebben om goed samen te kunnen werken met de professionals informatiebeheer. Het management moet hierbij het goede voorbeeld geven en individuele ambtenaren moeten zich bewust zijn van hun verantwoordelijkheid in de informatiehuishouding.

De behaalde successen laten zien dat ‘Open op Orde’ vruchten afwerpt. Er is meer bewustwording en urgentiebesef voor het belang van een goede informatiehuishouding. Dit heeft geleid tot de implementatie van strategische personeelsplanning waarbij de focus ook verlegd wordt naar het ontwikkelen van bredere profielen rondom informatiehuishouding. Opleidingsplannen zijn in ontwikkeling en er zijn trainingen en e-learnings ontwikkeld om medewerkers te ondersteunen in hun rol binnen de informatiehuishouding.

Oplossingen: Informatiesystemen ter ondersteuning van dienstverlening en informatiebeheer

Om een goede informatiehuishouding te realiseren, moeten informatiesystemen beschikbaar zijn die de organisaties en medewerkers optimaal ondersteunen bij hun informatiehuishouding en werkprocessen. Oplossingen moeten duurzame toegankelijkheid bieden, gebruiksvriendelijk zijn en interoperabel. Bij de ontwikkeling van nieuwe en aangepaste informatiesystemen worden de maatregelen bepaald en uitgevoerd als onderdeel van de projecten waarin de systemen worden gekocht, gemaakt en ingericht (archivering by design).

Verschillende successen zijn behaald bij de uitvoering van Open op Orde. Er zijn verbeteringen op diverse terreinen gerealiseerd, zoals het proces voor actieve openbaarmaking, procesmanagement en proces- gegevenseigenaarschap, bekendheid met de Archiefwet en metadata, en de digitalisering, overbrenging en vernietiging van papieren archieven. Ook zijn er succesvolle stappen gezet op het gebied van informatiesystemen, zoals de implementatie van zaakgericht werken, procesapplicaties en document managementsystemen, en Microsoft365 voor primaire en ondersteunende processen en recordmanagement. Er is besluitvorming over het gebruik en de uitfasering van systemen en applicatie lifecycle management geïntroduceerd en de koppelvlakken tussen zaaksystemen worden vernieuwd ten behoeve van interoperabiliteit.

Uitdagingen en aandachtspunten

Een van de belangrijkste uitdagingen bij het verbeteren van de informatiehuishouding van de overheid is het loslaten van het idee dat elke organisatie uniek is en het werken aan standaardisering en versimpeling van werkwijzen. Uniformering van processen is belangrijk voor rijksbrede interoperabiliteit en inspiratie moet niet alleen binnen de eigen grenzen worden gezocht, maar ook internationaal. Het is ook van belang om te zorgen dat informatiehuishouding na 2026 belangrijk blijft en er structurele middelen beschikbaar zijn.

Een blijvende bestuurlijke aandacht voor informatiehuishouding is essentieel. Incidenten mogen niet de enige motivatie zijn, maar een intrinsieke overtuiging dat het beter kan en hoort. Het is essentieel om continu kennis te delen en de meerwaarde van een goede informatiehuishouding inzichtelijk te maken. Medewerkers zouden meer marktconform beloond moeten worden terwijl het niet naleven van de afspraken over een goede informatiehuishouding niet zonder gevolgen zou moeten blijven.

Het verbeteren van de informatiehuishouding is geen eenvoudige taak, maar het is wel een essentiële voorwaarde voor succes in de moderne wereld waarin informatie steeds belangrijker wordt. Rijksbreed wordt er hard gewerkt om de informatiehuishouding op orde te brengen, maar de politieke en bestuurlijke aandacht vast blijven houden is een uitdaging. Inspiratie en uitdagingen kunnen helpen om informatiehuishouding de aandacht te blijven geven die nodig is. Tijdens de sessie hebben we gebrainstormd over aansprekende opties om de uitdaging en aandacht vast te blijven houden. Deze opties zijn: een Keuringsdienst van Informatie, een IHH Open-evenement en een Nationale Kinderraad IHH. Verderop in dit artikel lees je de uitwerking hiervan.

De reflectiesessie leert ons dat er vooruitgang is geboekt, maar dat er nog veel werk aan de winkel is. De adviseurs van Content Strategy blijven betrokken bij de verdere implementatie van Open op Orde en blijven werken aan het verbeteren van de informatiehuishouding van de overheid.

Keuringsdienst van Informatiehuishouding

Een “Keuringsdienst van Informatiehuishouding” (KvIHH), geïnspireerd door het Tv-programma “Keuringsdienst van Waarde”, kan stimulerend werken voor overheidsorganisaties om te versnellen in het op orde brengen van de informatiehuishouding.

1. Bewustwording en aandacht: De KvIHH kan het belang van een goede informatiehuishouding onder de aandacht brengen bij zowel overheidsorganisaties als het publiek. Dit kan leiden tot een grotere bewustwording van het onderwerp en een verhoogde prioriteit binnen de organisaties.

2. Verantwoording en transparantie: Door onderzoek te doen naar en verslag te leggen van de huidige stand van zaken in de informatiehuishouding, bevordert de KvIHH transparantie en verantwoording bij overheidsorganisaties. Dit kan hen stimuleren om hun processen en systemen te verbeteren om aan de verwachtingen van het publiek te voldoen.

3. Benchmarking en best practices: De KvIHH kan overheidsorganisaties in staat stellen om hun prestaties op het gebied van informatiehuishouding te vergelijken met die van andere organisaties. Dit kan hen helpen bij het identificeren van best practices en hen motiveren om te streven naar continue verbetering.

4. Gezonde competitie: De KvIHH kan een gevoel van gezonde competitie tussen overheidsorganisaties stimuleren. Organisaties zullen zich inspannen om hun informatiehuishouding op orde te krijgen om te voorkomen dat ze negatief in de schijnwerpers komen te staan.

5. Publieke betrokkenheid en vertrouwen: Door de informatiehuishouding op een toegankelijke en aantrekkelijke manier te presenteren, kan de KvIHH de betrokkenheid van het publiek bij overheidsorganisaties en hun informatiehuishouding vergroten. Dit kan resulteren in een beter geïnformeerde en betrokken burgerij, wat kan leiden tot meer vertrouwen in overheidsinstanties.

6. Stimulans voor innovatie: De KvIHH kan overheidsorganisaties aanzetten tot het bedenken en implementeren van innovatieve oplossingen om hun informatiehuishouding te verbeteren. Dit kan hen helpen om efficiënter en effectiever te werken en tegelijkertijd een positieve impact op de samenleving te hebben.

7. Verbetering van imago: Overheidsorganisaties die hun informatiehuishouding verbeteren naar aanleiding van inzichten uit de KvIHH kunnen hun imago versterken. Dit kan leiden tot meer vertrouwen in en waardering voor de organisaties en hun inspanningen om de informatiehuishouding te optimaliseren.

Kortom, een “Keuringsdienst van Informatiehuishouding” kan stimulerend werken voor overheidsorganisaties om te versnellen in het op orde brengen van de informatiehuishouding door het bevorderen van bewustwording, verantwoording, transparantie, gezonde competitie en innovatie. Daarnaast kan het bijdragen aan het versterken van het imago van overheidsorganisaties, het verhogen van publieke betrokkenheid en vertrouwen, en het identificeren en delen van best practices. Door de KvIHH kunnen overheidsorganisaties worden gemotiveerd om hun informatiehuishouding te verbeteren, wat uiteindelijk zal resulteren in een betere dienstverlening en een positieve impact op de samenleving.

IHH Open-evenement

Een IHH Open-evenement waarin good practices genomineerd en gepresenteerd kunnen worden, is een stimulerend idee voor overheidsorganisaties om te versnellen in het op orde brengen van de informatiehuishouding.

1. Kennisdeling: Het delen van good practices tussen overheidsorganisaties bevordert de kennisuitwisseling en samenwerking. Door van elkaar te leren, kunnen organisaties sneller vooruitgang boeken en fouten vermijden die anderen al hebben gemaakt. Dit resulteert in een efficiëntere informatiehuishouding.
2. Inspiratie en motivatie: Het presenteren van succesvolle praktijkvoorbeelden inspireert en motiveert medewerkers van overheidsorganisaties om hun eigen informatiehuishouding te verbeteren. Het zien van het succes van anderen kan leiden tot het stellen van ambitieuzere doelen en het realiseren van betere resultaten.
3. Benchmarking: Door de prestaties van verschillende overheidsorganisaties te vergelijken, kunnen zij bepalen waar ze staan ten opzichte van anderen en inzicht krijgen in welke gebieden nog verbetering behoeven. Dit helpt hen om gericht te werken aan het op orde brengen van hun informatiehuishouding.
4. Innovatie: Een IHH Open-evenement stimuleert innovatie door overheidsorganisaties aan te moedigen om nieuwe en creatieve oplossingen te bedenken om hun informatiehuishouding te verbeteren. Dit kan leiden tot het ontstaan van vernieuwende ideeën die de hele sector ten goede komen.
5. Netwerken: Het evenement biedt overheidsorganisaties de kans om te netwerken met collega’s van andere organisaties. Dit stelt hen in staat om relaties op te bouwen en samen te werken aan gezamenlijke projecten om de informatiehuishouding te verbeteren.
6. Erkenning en beloning: Het nomineren en presenteren van good practices biedt overheidsorganisaties erkenning voor hun harde werk en inzet. Deze erkenning kan helpen om het moreel van de medewerkers te verhogen en hen aan te moedigen om door te gaan met het streven naar verbetering.
7. Continue verbetering: Door regelmatig een IHH Open-evenement te organiseren, wordt het belang van continue verbetering van de informatiehuishouding benadrukt. Dit helpt overheidsorganisaties om gefocust te blijven op hun doelen en de kwaliteit van hun dienstverlening te waarborgen.

Kortom, een IHH Open-evenement kan overheidsorganisaties helpen om sneller vooruitgang te boeken in het op orde brengen van hun informatiehuishouding door het bevorderen van kennisdeling, inspiratie, benchmarking, innovatie, netwerken, erkenning en continue verbetering.

Nationale Kinderraad Informatiehuishouding

Een “Nationale Kinderraad Informatiehuishouding” (NK-IHH) kan stimulerend werken om overheidsorganisaties te (laten) versnellen in het op orde brengen van de informatiehuishouding.

1. Toekomstgerichtheid: Kinderen en jongeren zijn de toekomstige burgers en leiders. Door hen te betrekken bij de informatiehuishouding, investeert de overheid in de ontwikkeling van een goed geïnformeerde en betrokken generatie die in staat is om de uitdagingen van de toekomst aan te gaan.
2. Frisse perspectieven: Kinderen en jongeren hebben vaak innovatieve en creatieve ideeën, die kunnen bijdragen aan het oplossen van problemen en het verbeteren van processen. Door hen te betrekken bij de informatiehuishouding, kunnen overheidsorganisaties profiteren van hun frisse perspectieven en nieuwe inzichten.
3. Bewustwording en betrokkenheid: Een NK-IHH kan helpen om kinderen en jongeren bewust te maken van het belang van een goede informatiehuishouding en de rol die overheidsorganisaties hierin spelen. Dit kan leiden tot een grotere betrokkenheid van jongeren bij de overheid en haar dienstverlening.
4. Digitale vaardigheden: Kinderen en jongeren zijn vaak bedreven in het gebruik van digitale technologieën. Door hen te betrekken bij de informatiehuishouding, kunnen overheidsorganisaties profiteren van hun digitale vaardigheden en expertise bij het ontwikkelen en implementeren van digitale oplossingen.
5. Lange termijnvisie: Het betrekken van kinderen en jongeren bij de informatiehuishouding kan overheidsorganisaties helpen om een langetermijnvisie te ontwikkelen en strategieën te implementeren die gericht zijn op de toekomstige behoeften van de samenleving.
6. Imago en vertrouwen: Een NK-IHH kan bijdragen aan een positief imago van overheidsorganisaties, door te laten zien dat zij openstaan voor de ideeën en inbreng van jongeren. Dit kan leiden tot meer vertrouwen in en waardering voor de overheid en haar dienstverlening.
7. Empowerment en leiderschapsontwikkeling: Door kinderen en jongeren te betrekken bij de informatiehuishouding, worden zij gestimuleerd om actief deel te nemen aan besluitvormingsprocessen en verantwoordelijkheid te nemen. Dit draagt bij aan hun empowerment en leiderschapsontwikkeling, waardoor zij beter zijn voorbereid op hun toekomstige rol in de samenleving.

Kortom, een “Nationale Kinderraad Informatiehuishouding” kan overheidsorganisaties helpen om te versnellen in het op orde brengen van de informatiehuishouding door het betrekken van kinderen en jongeren, het benutten van hun frisse perspectieven en digitale vaardigheden, en het bevorderen van bewustwording, betrokkenheid en lange termijnvisie. Bovendien draagt het bij aan een positief imago en vertrouwen in overheidsorganisaties, en stimuleert het empowerment en leiderschapsontwikkeling bij kinderen en jongeren. Dit alles kan resulteren in een betere en toekomstbestendige informatiehuishouding voor de overheid en een meer betrokken en geïnformeerde samenleving.