Een nieuw, toekomstvast informatiesysteem voor dossiervorming bij VWS

De aanpak

Het ontwerp, de bouw en het testen van het nieuwe systeem gebeurden releasematig en iteratief. Er is gestart met het vinden van een geschikte Product Owner, vervolgens is het scrumteam opgericht, de backlog gevuld en is gestart met het realiseren van de functionaliteiten.

De datamigratie is parallel aan de realisatie van de functionaliteiten voorbereid. Er is een bron–doelanalyse gedaan welke de basis was voor het ontwerp van de datamigratietooling. Deze tooling is door een datamigratieteam gerealiseerd en getest. Omdat het een zeer grote hoeveelheid gegevens betrof, is gekozen voor een datamigratie in stappen. De oudste gegevens zijn in de periode voorafgaand aan de ingebruikname van het nieuwe systeem al overgezet. Ook heeft het datamigratieteam richting gegeven aan de schoning van de gegevens in het oude Marjolein.

Omdat de verandering voor de organisatie groot was, is een implementatieteam opgericht dat belast was met het voorbereiden van de organisatie op het nieuwe Marjolein. Aan de hand van de veranderstappen van Kotter zijn de mensen van applicatiebeheer, functioneel beheer, content beheer en de gebruikers gemobiliseerd tot een ‘leidende coalitie’. Het applicatiebeheerteam heeft zich voor kunnen bereiden op het beheer van de nieuwe systemen. Het team van functioneel beheer en de mensen van de Servicedesk hebben zich het nieuwe systeem goed eigen gemaakt door de opleidingsdocumenten en de werkinstructies te maken, de functionele acceptatietest voor te bereiden en uit te voeren en de opleidingen te geven aan de gebruikers. De content beheerorganisatie heeft een belangrijke rol gespeeld in de begeleiding van de organisatie in het schonen van de gegevens in het oude Marjolein en  voor kennisoverdracht gezorgd in de overgang naar het nieuwe Marjolein. De gebruikersorganisatie werd vertegenwoordigd door een gebruikersraad. Deze is gaandeweg het traject periodiek geïnformeerd over de functionaliteiten van het nieuwe systeem door hier hands-on ervaring ermee op te doen. De gebruikersraadleden hebben als ambassadeurs van het nieuwe Marjolein hun achterban binnen de directies op de hoogte gehouden van de vorderingen.

Het resultaat

Na een intensieve periode is VWS begin 2021 gestart met het werken in het nieuwe Marjolein. De medewerkers hebben gebruik gemaakt van een online trainingsaanbod omdat het vanwege Covid-19 niet mogelijk was om fysiek bij elkaar te komen. Ook het verlenen van nazorg heeft grotendeels virtueel plaatsgevonden. Met een deskundig team en een aantal handige ondersteunende middelen hebben de gebruikers de juiste begeleiding gekregen. Het oude Marjolein is na een korte periode buiten gebruik gesteld en hierdoor kunnen we stellen: missie geslaagd. Bedankt voor dit mooie project VWS, we zijn trots op het mooie resultaat.