Projecten

Een nieuw, toekomstvast informatiesysteem voor dossiervorming bij VWS

Omdat VWS het risico liep dat het verouderde systeem Marjolein zou uitvallen als gevolg van wijzingen van de werkplek, is het project upgrade Marjolein gestart. Dit project heeft de continuïteit van de dossiervorming gewaarborgd door een nieuw, toekomstvast informatiesysteem in te richten dat past bij de vernieuwde werkplek. Ook zijn alle gegevens uit het oude Marjolein gemigreerd naar het nieuwe systeem zodat er geen afhankelijkheden meer zijn van het oude Marjolein en dit systeem uitgezet kan worden. Tot slot zijn alle gebruikers van Marjolein (dit is het overgrote deel van de VWS organisatie en haar buitendiensten) voorbereid op de komst van het nieuwe systeem en begeleid bij de ingebruikname ervan.

Eveline Oosterveer (projectmanager) en Jeanine de Gier (implementatiemanager) hebben met veel plezier samengewerkt met de VWS-organisatie aan dit mooie resultaat.

De aanpak

Het ontwerp, de bouw en het testen van het nieuwe systeem gebeurden releasematig en iteratief. Er is gestart met het vinden van een geschikte Product Owner, vervolgens is het scrumteam opgericht, de backlog gevuld en is gestart met het realiseren van de functionaliteiten.

De datamigratie is parallel aan de realisatie van de functionaliteiten voorbereid. Er is een bron–doelanalyse gedaan welke de basis was voor het ontwerp van de datamigratietooling. Deze tooling is door een datamigratieteam gerealiseerd en getest. Omdat het een zeer grote hoeveelheid gegevens betrof, is gekozen voor een datamigratie in stappen. De oudste gegevens zijn in de periode voorafgaand aan de ingebruikname van het nieuwe systeem al overgezet. Ook heeft het datamigratieteam richting gegeven aan de schoning van de gegevens in het oude Marjolein.

Omdat de verandering voor de organisatie groot was, is een implementatieteam opgericht dat belast was met het voorbereiden van de organisatie op het nieuwe Marjolein. Aan de hand van de veranderstappen van Kotter zijn de mensen van applicatiebeheer, functioneel beheer, content beheer en de gebruikers gemobiliseerd tot een ‘leidende coalitie’. Het applicatiebeheerteam heeft zich voor kunnen bereiden op het beheer van de nieuwe systemen. Het team van functioneel beheer en de mensen van de Servicedesk hebben zich het nieuwe systeem goed eigen gemaakt door de opleidingsdocumenten en de werkinstructies te maken, de functionele acceptatietest voor te bereiden en uit te voeren en de opleidingen te geven aan de gebruikers. De content beheerorganisatie heeft een belangrijke rol gespeeld in de begeleiding van de organisatie in het schonen van de gegevens in het oude Marjolein en  voor kennisoverdracht gezorgd in de overgang naar het nieuwe Marjolein. De gebruikersorganisatie werd vertegenwoordigd door een gebruikersraad. Deze is gaandeweg het traject periodiek geïnformeerd over de functionaliteiten van het nieuwe systeem door hier hands-on ervaring ermee op te doen. De gebruikersraadleden hebben als ambassadeurs van het nieuwe Marjolein hun achterban binnen de directies op de hoogte gehouden van de vorderingen.

Het resultaat

Na een intensieve periode is VWS begin 2021 gestart met het werken in het nieuwe Marjolein. De medewerkers hebben gebruik gemaakt van een online trainingsaanbod omdat het vanwege Covid-19 niet mogelijk was om fysiek bij elkaar te komen. Ook het verlenen van nazorg heeft grotendeels virtueel plaatsgevonden. Met een deskundig team en een aantal handige ondersteunende middelen hebben de gebruikers de juiste begeleiding gekregen. Het oude Marjolein is na een korte periode buiten gebruik gesteld en hierdoor kunnen we stellen: missie geslaagd. Bedankt voor dit mooie project VWS, we zijn trots op het mooie resultaat.

Delen op social media

Bekijk ook deze projecten

Handreikingen schrijven voor het Nationaal Archief

Om zoveel mogelijk van haar kennis met andere overheidsorganisaties te delen, ontwikkelt het Nationaal Archief regelmatig kennisproducten. Om hen te ondersteunen in het vernietigen van digitale overheidsinformatie en het organiseren van de toegang tot overgebrachte informatie, heeft Content Strategy in opdracht van het Nationaal Archief twee kennisproducten ontwikkeld.

Actieplan verbeteren informatiehuishouding

Het op orde brengen van de informatiehuishouding is actueel. Alle onderdelen van de overheid staan voor de uitdaging om via een eigen actieplan aan te geven op welke wijze de informatiehuishouding de komende jaren op orde zal worden gebracht. De adviseurs van Content Strategy zijn hier nauw bij betrokken. Zowel in inhoudelijke als coördinerende rollen.
Menu