Herziening Handboek en Vervangingsbesluit: Een Nieuwe Standaard in Archiefbeheer
Hoe kunnen we ons handboek en vervangingsbesluit voor documentbeheer actualiseren om te voldoen aan de vereisten van de Archiefwet, zodat we effectief documenten kunnen vervangen en vernietigen? Deze vraag ontstond omdat het bestaande handboek verouderd was en niet meer voldeed aan de huidige wettelijke eisen, wat leidde tot operationele belemmeringen in het proces van documentvervanging en -vernietiging. De organisatie had behoefte aan een herziening van het handboek en het vervangingsbesluit om compliance te garanderen en de efficiëntie van archiefbeheer te verbeteren.
Aanpak
Situatie en Achtergrond
De noodzaak tot modernisering van het documentbeheer binnen een overheidsorganisatie werd gedreven door niet-naleven van de Archiefwet met het bestaande handboek en vervangingsbesluit. Dit leidde tot significante belemmeringen in het efficiënt vervangen en vernietigen van documenten. In het kader van het programma ‘Open op Orde’ was het essentieel om de interne processen te herzien en te voldoen aan de nieuwste regelgeving.
Eisen en Randvoorwaarden
De herziening moest strikt de Archiefwet naleven, waarbij het nieuwe vervangingsbesluit breed toepasbaar moest zijn om frequente herpublicaties te voorkomen. Het handboek moest duidelijk, eenvoudig en goed onderbouwd worden, waarbij realistische en haalbare projectdoelen binnen de gestelde tijd en middelen van de organisatie werden vastgesteld.
Taak
De leiding van dit project was in handen van adviseurs Arthur van der Kwast en Jerry van Ekeren. De expertise ligt in het transformeren van complexe beleidsdocumenten naar toegankelijke, praktische handleidingen die voldoen aan zowel interne als externe regelgeving. Het project is gestart door met stakeholders in gesprek te gaan. Wat kunnen zij ons vertellen over het vervangingsbesluit, wat denken en vinden zij van het handboek en kunnen wij hen benaderen voor het reviewen van opgeleverd werk? Al snel werd een team samengesteld bestaande uit beleidsmedewerker en senior gebruikers.
Actie
Arthur en zijn team namen een tweeledige aanpak aan. Allereerst werd het vervangingsbesluit herzien om een brede en flexibele toepassing mogelijk te maken, gebruikmakend van de huidige selectielijst. Vervolgens werd het handboek grondig herschreven, waarbij wollig taalgebruik werd geëlimineerd en elke procedure en beleidsbeslissing duidelijk werd onderbouwd.
Resultaat
Transformatie
Het resultaat van het project is een volledig bijgewerkt Handboek Vervanging en een herzien Vervangingsbesluit, waardoor de klant nu beschikt over een moderne en efficiënte aanpak voor de vervanging van papieren archieven. Deze vernieuwingen bieden niet alleen duidelijkheid over de gemaakte keuzes, maar integreren ook een PDCA-cyclus om het vervangingsproces voortdurend te evalueren en te verbeteren. Bovendien is er nu helderheid over de rollen en verantwoordelijkheden binnen het proces, wat zorgt voor een gestroomlijnde uitvoering en betere compliance met de huidige wetgeving.
Reflectie
Het project verliep soepel dankzij de betrokkenheid van alle stakeholders en de grondige voorbereiding. Het gebruik van gestructureerde projectmanagementtechnieken was essentieel voor het succes. Een belangrijke les was het belang van duidelijke communicatie en regelmatige updates aan alle betrokken partijen, wat leidde tot een gestroomlijnde acceptatie van de nieuwe procedures.
Deze vernieuwing van het documentbeheer markeert een belangrijke mijlpaal in het streven naar verbeterde efficiëntie en compliance binnen de organisatie. Voor meer informatie over onze aanpak en diensten, bezoek onze dienstenpagina.