De Archiefwet 1995 verplicht overheidsorganisaties om hun (digitale) overheidsinformatie waarvan de bewaartermijn is verstreken en die niet van vernietiging is uitgezonderd, te vernietigen. En stelt eisen aan het beheer en de toegang van overheidsinformatie. Om zoveel mogelijk van haar kennis met andere overheidsorganisaties te delen, ontwikkelt het Nationaal Archief regelmatig kennisproducten. Om hen te ondersteunen in het vernietigen van digitale overheidsinformatie en het organiseren van de toegang tot overgebrachte informatie, heeft Content Strategy in opdracht van het Nationaal Archief twee kennisproducten ontwikkeld: een handreiking over Digitaal vernietigen en één over Toegang tot digitaal archief na overbrenging.
Aan de kennisproducten hebben adviseurs Jerry van Ekeren en Subhaas Kisoensingh met diverse specialisten van het Nationaal Archief en specialisten en ervaringsdeskundigen van verschillende overheidsorganisaties met veel plezier samengewerkt.
Er is gestart met het maken van een projectplan waardoor de aanpak goed afgestemd raakte met de opdrachtgever. Als eerste werd het kennisproduct voorbereid: welke kennisbronnen en stakeholders zijn belangrijk te komen en aan welke kwaliteitscriteria moet worden voldaan om tot een goede handreiking te komen? Op basis van deskresearch werd informatie verzameld en in samenspraak met de opdrachtgever werd de expertgroep samengesteld.
Daarna volgde de kick-off waarin samen met de experts afgestemd is over de inhoud van het kennisproduct: welke behoefte had de doelgroep en welke best practices waren er bekend? Op basis van de kick-off is een werkversie van het kennisproduct opgesteld. Deze bevatte van iedere paragraaf een korte puntsgewijze beschrijving. Tijdens de interviews die volgden werd hierop feedback opgehaald en de inhoud en opzet van de kennisproducten gevalideerd: Wat was de eerste indruk van de werkversie, wat moest anders of miste er zaken?
De groep geïnterviewden bestond per kennisproduct uit een landelijke, representatieve groep van 11 experts. Door gebruik te maken van een standaard interviewformat konden de experts op alle hoofdstukken hun input geven. We maakten hierbij steeds één interviewer en één notulist. Hierdoor was het verslag zo goed als gereed na het interview.
Dankzij de input van de experts kon er vervolgens worden toegewerkt naar een conceptversie van het kennisproduct. Deze is schriftelijke gereviewed door een bredere groep experts. Hierbij is gebruik gemaakt van de standaard werkwijze van het Nationaal Archief en het bijbehorende reviewformulier.
Na verwerking van alle opmerkingen is er een eindversie gemaakt, die als web versie door het Nationaal Archief op haar website is geplaatst. We hebben in de teksten van de kennisproducten zo min mogelijk vakjargon of technische beschrijvingen gebruikt, zodat deze voor de doelgroep van de kennisproducten eenvoudig te begrijpen zijn. Het toepassen van de handreikingen is voor overheidsorganisaties niet verplicht, maar wordt wel aanbevolen. Zo ondersteunt het Nationaal Archief hen met deze handreikingen bij het voldoen aan wet- en regelgeving, informatiebeveiliging, privacy, de beheersbaarheid van informatie, kostenbesparing en milieu.
