Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS). Bij het CIBG werkt Max aan de toekomst van document- en informatiebeheer. Binnen de organisatie worden documenten en dossiers momenteel op verschillende plekken opgeslagen, zoals netwerkschijven, samenwerkingsomgevingen en applicaties. Hierdoor is informatie niet altijd eenvoudig terug te vinden en neemt de druk toe om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom archivering, beheer en toegankelijkheid van informatie.
Het CIBG is een uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Volksgezondheid, Welzijn en Sport (VWS).Bij het CIBG werkt Max aan de toekomst van document- en informatiebeheer. Binnen de organisatie worden documenten en dossiers momenteel op verschillende plekken opgeslagen, zoals netwerkschijven, samenwerkingsomgevingen en applicaties. Hierdoor is informatie niet altijd eenvoudig terug te vinden en neemt de druk toe om te voldoen aan wet- en regelgeving rondom archivering, beheer en toegankelijkheid van informatie.
Binnen het project onderzoekt Max samen met de organisatie hoe documenten en dossiers in de toekomst centraal kunnen worden opgeslagen en beheerd. Daarbij analyseert hij processen, brengt behoeften vanuit de organisatie in kaart en werkt verschillende scenario’s uit voor een toekomstbestendige inrichting van document- en informatiebeheer.
Voor medewerkers betekent dit meer duidelijkheid over waar informatie thuishoort en hoe deze gedurende de gehele levenscyclus beheerd moet worden. Voor de organisatie resulteert het project in betere vindbaarheid van documenten, meer grip op informatie, betere naleving van wet- en regelgeving en minder risico op verlies van belangrijke informatie. Daarnaast ontstaat een digitale werkomgeving die medewerkers beter ondersteunt bij het opstellen, beheren, archiveren en verwijderen van documenten volgens de geldende richtlijnen.
De aanpak onderscheidt zich door de sterke focus op de dagelijkse praktijk. In plaats van direct vanuit techniek te redeneren, onderzoekt Max eerst hoe medewerkers werken, welke informatie daarbij ontstaat en welke behoeften er zijn. Op basis van praktijkvoorbeelden worden verschillende scenario’s ontwikkeld en stap voor stap getoetst. Hierdoor ontstaat een oplossing die niet alleen voldoet aan de eisen van informatiebeheer, maar ook aansluit bij de manier waarop medewerkers daadwerkelijk werken. Dat vergroot de kans op een succesvolle en duurzame verandering.