Door de wet- en regelgeving rondom archivering van documenten is er binnen de Sociale Verzekeringsbank de behoefte ontstaan om de documenten binnen M365 te archiveren. Deze behoefte resulteerde in het project Memory. Door middel van dit project vindt Archiveren by Design plaats en worden bewaartermijnen aan teams binnen M365 gekoppeld.
Situatie
Om aan de wet- en regelgeving te voldoen rondom het archiveren van documenten, is het van belang dat documenten op termijn vernietigd moeten worden of dat deze permanent bewaard moet worden. Project Memory is opgericht om dit voor elkaar te krijgen door te zorgen dat documenten binnen de SVB toepasselijke bewaartermijnen toegewezen krijgen en correct gearchiveerd worden.
Taak
Binnen project Memory zijn de volgende Content Strategy collega’s actief: Ingrid Bakker is werkzaam als Product Owner en Pieter-Jaap Haarhuis is onderdeel van het conversie team. Ingrid heeft veel ervaring als projectmanager wat haar helpt om als Product Owner het project voorspoedig te laten verlopen. Pieter-Jaap heeft een achtergrond in data-analyse wat hem helpt met het analyseren van de teams en het maken van een inschatting van de documenten die zich in de teams kunnen bevinden.
Actie
Om het archiveren by design mogelijk te maken is bij de SVB een provisioning tool aangeschaft. Deze tool regelt het beheer waarmee Informatiebeheer alle teams in M365 kan beheren. Met behulp van de provisioning tool kunnen kenmerken aan teams toegevoegd worden die relevant zijn voor het bepalen van de bewaartermijn van de documenten.
Naast het aanschaffen van de provisioning tool is er een ‘Fileplan’ opgesteld. Dit is een vertaling van de Selectielijst gericht op de werkzaamheden van de SVB.
Om gestructureerd alle +-2500 teams te converteren is er een overzicht gemaakt van al deze teams met bijbehorende, nuttige informatie zoals de eigenaren, een omschrijving van het team, de hoeveelheid opslag en de datum van laatste activiteit. Aan de hand van dit overzicht zorgt het conversieteam ervoor dat voor alle teams een bewaartermijn toegewezen krijgen. Dit doen zij door per team de volgende kenmerken te bepalen:
Het toekennen van de kenmerken aan de teams heeft in de meeste gevallen weinig tot geen gevolgen voor de teameigenaar en teamleden. Een van de de grootste veranderingen vindt plaats bij het aanmaken van een nieuw team. Bij het aanmaken van een nieuw team zullen deze kenmerken al doorgevoerd moeten worden en dat er 2 tot 3 teameigenaren aangesteld moeten worden. Een ander resultaat is dat de teameigenaar geïnformeerd wordt dat documenten in aanmerking komen om vernietigd te worden en of hij/zij akkoord is met het verwijderen.
Het grootste gevolg is dat de SVB hierdoor teams met bijbehorende documenten correct archiveert of verwijderd en, naast dat M365 opgeruimd blijft, voldoet de SVB ook aan de wet- en regelgeving.
Reflectie
Wat tijdens dit project goed verliep was de conversie. Deze conversie verliep volgens planning. Daarnaast is de communicatie met de SVB-medewerkers ook goed verlopen. Door middel van een gebruikersraad en informatie-sessies kregen medewerkers de mogelijkheid om vragen te stellen en meer betrokken te raken bij het project.
Het werken in sprints was in de beginfase van het project handig, omdat er wekelijks voorgang geboekt werd en veel onduidelijkheden waren. Verderop in het project werd overgestapt naar een Kanban bord, omdat de werkzaamheden niet binnen korte periodes afgerond konden worden.
Een ander belangrijk punt dat we geleerd hebben is het tekstgebruik in communicatie richting SVB-medewerkers. Doordat de communicatie richting veel SVB-medewerkers ging en van alle afdelingen zal de communicatie op een zodanige manier moeten plaatsvinden dat iedereen het begrijpt en mDe tekst in communicatie naar SVB-medewerkers is belangrijk in hun responsetijd.
Strategie: Om de bewaartermijnen zo goed mogelijk op teams aan te laten sluiten, is er een vertaling gemaakt van de selectielijst specifiek gericht op de SVB. Daarnaast zijn we eerst begonnen met nieuw aangemaakte teams en daarna pas begonnen met de bestaande teams.
Oplossing: Voor het archiveren van de teams wordt gebruik gemaakt van Archiveren by Design. Daarnaast wordt zoveel mogelijk voor werk gedaan door het projectteam zodat medewerkers zo min mogelijk zelf hoeven te doen.
Mens: De medewerkers van de SVB hebben weinig van de conversie gemerkt doordat zij door konden werken terwijl hun teams geconverteerd werden. Slechts teameigenaren die geraadpleegd werden om duidelijkheid te geven over het doel van het team en de documenten die erin zitten. Verder werd gebruiksgemak meegenomen in de beslissing voor het archiveren.