AI-ontdekkingsreis voor het Ministerie van Justitie en Veiligheid

AI-experience laat beleidsmedewerkers experimenteren met toepassingen

Het ministerie vroeg ons om een praktische AI-experience te organiseren voor een groep van ongeveer vijfentwintig beleidsambtenaren. Doel: hen niet alleen inspireren en informeren, maar vooral laten experimenteren met AI-toepassingen die relevant zijn voor hun dagelijkse werkzaamheden. De inzichten uit deze ervaring dragen bij aan de vormgeving van toekomstbestendig AI-beleid binnen het ministerie. Binnen het project zijn de Content Strategy-collega’s Adriaan Hondelink en Suzanne van Poelgeest betrokken. Adriaan brengt zijn expertise rondom verschillende AI use cases en het opzetten van workshops, terwijl Suzanne haar kennis van het beleidsproces gebruikt om AI-toepassingen te koppelen aan de praktijk. Daarnaast zijn de Blis Digital-collega’s Albert-Jan en Elianne betrokken, die uitgebreide kennis hebben van AI-toepassingen in de Microsoft-omgeving en deze ontwikkelen op basis van de geprioriteerde use cases.

Stapsgewijs programma maakt AI concreet en toepasbaar

Het programma zag er als volgt uit:

• Een voorbereidingsfase waarin deelnemers worden geselecteerd en de huidige werkomgeving wordt bestudeerd.
• Een eerste workshop “AI Inspiratie”, waarin AI-toepassingen worden gedemonstreerd en relevante use cases gezamenlijk worden geïnventariseerd en geprioriteerd.
• Een uitwerkingsfase, waarin de geselecteerde use cases worden doorontwikkeld met behulp van Microsoft-technologieën zoals 365 Copilot, Copilot for Teams, Azure OpenAI en Copilot Studio (andere AI-tools zijn ook mogelijk).
• Een tweede workshop “AI-Ervaring”, waarin deelnemers actief kunnen experimenteren met de uitgewerkte AI-toepassingen, gericht op informatieverzameling, dataverwerking en samenvatten.
• Het opleveren van het eindrapport, met de belangrijkste bevindingen, aanbevelingen en vervolgstappen.
• Een slotmoment in de vorm van een webinar of presentatie.

AI laat beleidsmedewerkers efficiënter én kritischer werken

De AI-experience levert concrete, praktische inzichten op in de toepasbaarheid van AI binnen het beleidswerk. Deelnemers zagen hoe AI hen kan ondersteunen bij verschillende onderdelen in het werk, waaronder:

• Het analyseren van grote hoeveelheden aan informatie, denk aan Kamervragen maar ook wetteksten.
• Het samenbrengen van informatie uit verschillende communicatiekanalen tot één overzicht met kerntaken,
• Het automatisch transcriberen van vergaderingen in Teams en genereren van notulen en actielijsten,
• En het ondersteunen van beleidsontwikkeling door AI-gedreven samenvattingen van relevante dossiers en documenten.

Tegelijkertijd werden belangrijke ethische en technische aandachtspunten zichtbaar, zoals transparantie over datagebruik en de betrouwbaarheid van AI-uitkomsten. Deze inzichten worden nu gebruikt voor het opstellen van bredere beleidskaders voor verantwoord AI-gebruik binnen Min J&V.

Experimenten met AI versterken inzicht, enthousiasme en samenwerking

De opzet van de AI-experience sluit goed aan bij de behoefte van beleidsmedewerkers om technologie op een hands-on manier te verkennen. Door hen actief te laten experimenteren met concrete toepassingen, ontstaat niet alleen inzicht, maar ook enthousiasme. De samenwerking tussen verschillende disciplines – technologie, informatiebeheer en beleid – zorgt voor een waardevolle kruisbestuiving van kennis en perspectieven. Bovendien maken de betrokkenheid en open houding van de deelnemers het mogelijk om ook kritische en ethische vragen rondom AI bespreekbaar te maken, wat het leerproces verder verdiept.

Leren omgaan met AI vraagt ruimte voor vaardigheden, reflectie en ethiek

Een belangrijke les is dat AI veel potentieel biedt binnen het beleidsproces, bijvoorbeeld voor het structureren, analyseren en samenvatten van informatie. Tegelijkertijd blijft menselijk oordeel onmisbaar. Het is essentieel om goed af te wegen wanneer AI daadwerkelijk waarde toevoegt, en wanneer menselijke interpretatie en besluitvorming leidend moeten blijven.
Daarnaast wordt duidelijk dat succesvolle inzet van AI niet alleen draait om technologie, maar ook om mensen. Er is behoefte aan het leren van nieuwe vaardigheden, training en ondersteuning op de werkvloer om AI in te kunnen zetten. Organisaties moeten ruimte bieden voor leren en experimenteren om medewerkers te helpen ontdekken hoe AI hen kan ondersteunen. Tot slot blijft het belangrijk om naast de praktische toepasbaarheid ook aandacht te hebben voor ethische randvoorwaarden, zoals transparantie, controleerbaarheid en naleving van wet- en regelgeving.

Opmerking: In dit project wordt gebruikgemaakt van het Microsoft-platform, maar er zijn veel meer AI-toepassingen beschikbaar. Het is belangrijk om de technologie te kiezen die het beste past bij de specifieke behoeften van het ministerie.

Strategie, oplossing, mens

• Strategie: Een ervaringsgerichte aanpak waarin beleidsmedewerkers zelf de technologie verkennen, zodat het niet losstaat van de praktijk.
• Oplossing: Een stapsgewijze experience op basis van concrete use cases en ondersteund door toegankelijke AI-tools van Microsoft.
• Mens: Door beleidsambtenaren zelf de regie te geven in het experimenteren met AI, ontstaat eigenaarschap, draagvlak én realistische input voor toekomstig beleid.

Wil je meer lezen over hoe AI het werk van beleidsmedewerkers verandert? In het artikel De werkplek van de toekomst gaan we dieper in op de kansen die AI biedt binnen de overheid.