Woo-pilot actief openbaar maken beschikkingen

Aanpak

Multidisciplinair team
Wie heb je nodig bij een pilot Actieve openbaarmaking van beschikkingen? Natuurlijk een inhoudelijk deskundige. Deze kan het team de ins and outs van de beschikkingen en het bijbehorende werkproces laten zien. Maar ook een Woo-jurist, adviseur klantportalen, DIV-adviseur, informatiearchitect en functioneel beheerder zijn nodig om benodigde kennis bij elkaar te brengen. Zo bekijk je het onderwerp vanuit alle relevante invalshoeken en krijg je een integraal beeld.

Deskresearch
De pilot startte met een onderzoek naar de manieren waarop beschikkingen openbaar gemaakt kunnen worden. Nog niet alles is hierover bekend, maar een deel wel. Zo hebben Jeanine en Marcus gekeken naar:
– wat hierover in de Woo staat.
– welke eisen KOOP stelt en welk advies ze geven. KOOP is de ontwikkelaar van de Woo-index.
– welke oplossingsrichtingen de landelijke werkgroep PLOOI uitwerkt.

Daarnaast zijn ze aan de slag gegaan met de volgende vragen:
– Welke platformen zijn er en van welke platformen maken andere overheidsorganisaties gebruik?
– En wat moet je regelen als je je eigen website hiervoor wilt gebruiken?

De Woo biedt overheidsorganisaties bij de informatiecategorie Beschikkingen de mogelijkheid om deze als individuele documenten te publiceren of als overzichten. In de pilot is veel aandacht besteed aan deze laatste optie.

De praktijk
In de tweede fase – het empirisch onderzoek – is gekeken naar de beschikkingen van drie concrete regelingen en het zaaksysteem waarin deze worden gecreëerd en opgeslagen. Zo bleken er best wat verschillen te zitten tussen de opbouw van beschikkingen. Vaak gerechtvaardigd, wanneer in de regelingen specifieke eisen zijn opgenomen voor de inhoud van de beschikking. Daarom werd er soms van de sjablonen afgeweken. Om de beschikkingen te kunnen publiceren in overzichten, is een mapping gemaakt tussen de onderdelen die hierin voor moeten komen en de metadatavelden van het zaaksysteem. Verplichte onderdelen van het overzicht zijn bijvoorbeeld de dagtekening, de ontvanger en de hoogte van verlening. Ook is er gekeken naar de bestandsformaten waarin beschikkingen worden opgeslagen en of dit een open formaat is. Om de beschikkingen te kunnen publiceren, moeten ze goed vindbaar en herkenbaar zijn. Ook dat is onderzocht.

Resultaat

Fit-gap-analyse en advies
Met de kennis wat er kan, mag en hoe de praktijk eruit ziet, kon er worden geanalyseerd hoe groot de match was en waar nog aan gewerkt moet worden om te voldoen aan de vereisten voor actieve openbaarmaking van beschikkingen. Uit de fit-gap-analyse volgden niet alleen de noodzaak van doorontwikkeling voor het zaaksysteem, maar ook verbetervoorstellen voor het proces en verdiepende onderzoeksvragen. Één van de uitkomsten was dat bepaalde metadata in het zaaksysteem moeten worden geïmplementeerd. Dat is nodig om in overzichten te kunnen publiceren. Een tweede uitkomst was dat het idealiter mogelijk moet zijn om de overzichten geautomatiseerd te genereren. Daarnaast werd duidelijk dat er aanpassingen aan de website nodig waren.

Geleerde lessen
2027 lijkt nog ver weg, maar bij complexe uitdagingen als deze is dat niet zo. Daar waar by design kansen liggen, is het aan te raden die te implementeren. Bijvoorbeeld door de benodigde metadata op te nemen in aparte velden, deze verplicht te maken en hier heldere instructies voor te bieden aan de medewerkers. Dit bevordert de kans om hiervan snel en eenvoudig een uitdraai te maken en deze te publiceren. Uiteindelijk is het de bedoeling dat de beschikkingen zo effectief en efficiënt mogelijk openbaar worden gemaakt. Met één pilot ben je er natuurlijk nog niet. Er zijn vaak nog veel meer regelingen en zaaksystemen. Daarom is het advies te werken van klein naar groot en de leerervaringen van een pilot als deze te gebruiken om ook op de rest van de informatiehuishouding toe te passen. Want zeker bij (grote) ICT-projecten gaat de tijd vaak sneller dan je denkt!