Projecten

HUA - Aansluiting zaaksysteem op e-depot

Het Historisch Utrechts Archief (HUA) is de aangewezen archiefbewaarplaats van de gemeente Utrecht voor hun permanent te bewaren (papieren en digitale) informatie. Binnen de gemeente Utrecht wordt informatie in zaakdossiers gevormd en geordend in het Zaaksysteem. De digitale informatie die voor permanente bewaring in aanmerking komt moet worden overgebracht naar het e-depot van het HUA.

Om te komen tot een succesvolle aansluiting op het e-depot voeren wij een impactanalyse uit. Hierbij wordt samen met de alle belanghebbenden een 'proefoverbrenging’ gesimuleerd. Het doel is om op basis van een representatieve subset van de over te brengen informatie een aantal stappen te doorlopen die van belang zijn om zicht te krijgen op mogelijke issues met betrekking tot de techniek, de inhoud van de over te brengen informatie en op de organisatie die hiervoor nodig is. 

De impactanalyse resulteert in een plan waarmee de daadwerkelijke initiële aansluiting en overbrenging wordt uitgevoerd. Het vormt tevens de basis voor de aanpak die nodig is voor de vele vervolg-overbrengingen die zullen volgen.

Met deze aanpak borgen wij dat onze ruime kennis en ervaring met aansluittrajecten op het e-depot wordt meegenomen. De betrokkenen en belanghebbenden worden al vanaf het begin meegenomen in het gehele aansluitproces en zijn goed voorbereid op hun nieuwe rol, de taken en verantwoordelijkheden die bij hen komen te liggen.

Opgeleverd: 2018
Opdrachtgever: Het Historisch Utrechts Archief