Voor het beheren en presenteren van archieven worden toegangsketens ontwikkeld, zodat de collectie van het Nationaal Archief digitaal beschikbaar is voor publiek en archiefvormers. Om de keten af te maken heeft het Nationaal Archief eind 2021 een nieuwe applicatie opgeleverd voor inzage in beperkt openbare digitale archiefstukken: e-BOM (elektronisch Beperkt Openbaar Materiaal). Het gaat hierbij om born digital en gedigitaliseerd materiaal. E-BOM bedient twee groepen klanten. De bezoekers op studiezaal zoals onderzoekers, recht- en bewijszoekende burgers en journalisten. De tweede groep zijn archiefvormers, dit zijn ambtenaren en medewerkers van departementen en uitvoeringsinstanties.
Annemieke Sindorf en later Suzanne van Poelgeest (als Proxy Product Owner Toegangsketens) hebben met veel plezier samengewerkt met het Nationaal Archief aan dit mooie resultaat.
Het Nationaal Archief werkt met haar Product Owners en ontwikkelteams iteratief en releasematig aan het opleveren van software (Agile). Het vertrekpunt is de keten- en solutionarchitectuur voor de e-BOM. Vervolgens zijn de requirements in de vorm van user stories uitgewerkt. Deze keten is ontwikkeld door het scrumteam e-Depot. In het ontwikkelproces is rekening gehouden met wet- en regelgeving, kaders en richtlijnen zoals o.a. Algemene verordening gegevensbescherming (AVG), Baseline informatiebeveiliging Overheid (BIO) en Web Content Accessibility Guidelines (WACG). Ook heeft een onafhankelijke partij heeft een kwetsbaarhedenscan uitgevoerd. Een kwetsbaarheidsscan is een scan waarmee je kwetsbaarheden van externe en interne IT-systemen in kaart kunt brengen.
Wat verandert er in de NA dienstverlening op de studiezaal?
Met e-BOM breidt het NA haar dienstverlening uit. Studiezaalbezoekers kunnen, als ze daartoe gemachtigd zijn, gebruik maken van e-BOM door in te loggen met e-mailadres en wachtwoord op een specifieke computer in de studiezaal.
Nadat er toestemming tot inzage is verleend, registreert het Nationaal Archief de aanvraag in e-BOM. En komen de opgevraagde stukken, na goedkeuring, beschikbaar voor inzage. Vervolgens krijgt de aanvrager met zijn/haar e-mailadres en wachtwoord toegang tot de documenten op een computer op de studiezaal. Het inzien van de geautoriseerde stukken is op afspraak.
En voor archiefvormers?
Medewerkers van archiefvormers kunnen – als ze daartoe geautoriseerd zijn – via e-BOM de beperkt openbare digitale archieven van hun eigen organisatie raadplegen. Dat kan plaats- tijd- en device-onafhankelijk, op basis van e-mailadres, wachtwoord én 2-factor-authenticatie.
