"Stevig fundament gelegd voor komende generatie"

Interview met Arno de Berg, Afdelingshoofd Informatiemanagement gemeente Arnhem.

"Voor gemeentes is zorgvuldige opslag van documenten belangrijker dan voor andere organisaties. We moeten transparant zijn en ons altijd kunnen verantwoorden. Alles moet dus worden vastgelegd, enerzijds om de burger beter te helpen, anderzijds om de gemeenteraad te informeren. Om deze taak betere te vervullen zijn we als een van de eerste gemeentes overgestapt op digitaal archiefbeheer en digitale ondersteuning van de interne documentenstromen. Poststukken worden sinds begin 2007 niet meer op papier verspreid maar digitaal. Hier in Arnhem lopen we aardig voorop met digitale opslag van documenten. Onze aanpak blijft niet onopgemerkt, gezien het aantal gemeentes dat hier komt kijken hoe we het geregeld hebben."

"Dit is allemaal niet zonder slag of stoot gegaan. Een compleet nieuwe manier van werken roept altijd weerstand op, kost veel extra tijd en inspanning. Zelfs vloeiend lopende procedures en afspraken moeten worden veranderd. Leg dat maar eens uit in je organisatie. Maar de urgentie om verbeteringen door te voeren was hoog. Toen we in 2003 de eerste discussies voerden, hadden we onze documentenhuishouding echt niet op orde. Er zijn hier wethouders gesneuveld omdat ze bewijsstukken niet terug konden vinden en zich niet konden verantwoorden over genomen besluiten. De gemeente Arnhem is ooit in een rapport omschreven als ‘een patiënt met geheugenverlies en een stolsel in de bloedstroom'. De kans op bestuurlijke, politieke en financiële missers door onzorgvuldig documentenbeheer werd als zeer realistisch ingeschat."

"We wilden een archief dat actief in de werkprocessen zou worden gebruikt en aansloot op het nieuwe werken en flexibele werkplekken. Dat is gelukt! Alle papieren documenten worden gescand en onze medewerkers kunnen relevante stukken voortaan achter hun beeldscherm digitaal opvragen. Dat werkt zóveel prettiger. Vroeger moest een document in het archief worden opgevraagd. Daar moest je soms drie dagen op wachten. E-mails werden allemaal uitgeprint. Het was veel onduidelijker waar in de organisatie een document zich bevond, en het kostte nog eens onnodig veel papier ook."

"Ook de burger heeft direct profijt van het digitaal archief. Als zij ons bellen, zien wij meteen wat de status is van hun aanvraag, bij wie de brief ligt, wat ermee is gebeurd en op welke termijn er een beslissing valt. Als aanvragen een kritieke termijn dreigen te overschrijden, krijgen die een rood kleurtje en zien we meteen dat snelle actie nodig is."

"Over de manier waarop Content Strategy de implementatie heeft begeleid, ben ik erg te spreken. Ingrid Bakker heeft goed aangevoeld waar we naartoe wilden, onze wensen goed vertaald naar ict-oplossingen en ook nog eens haar hele ziel en zaligheid erin gelegd. Gebruikers, leidinggevenden, beheerders en technici vinden in dit systeem wat ze nodig hebben. Ik denk dat we een stevig fundament hebben gebouwd voor de komende tijd. Ondertussen denken we na over de volgende stap. Waar willen we over tien jaar staan? Tegen die tijd bestaat ons werknemersbestand voor een aanzienlijk deel uit mensen van de Einstein-generatie. Jongeren stellen heel andere eisen. Daar zijn we nu een visie op aan het ontwikkelen."